くわしくはこちらをご参照ください。, サービス管理者は、組織内のユーザーが作成した Google ドライブのファイルやフォルダの共有方法を設定できます。 手軽にファイルを共有できて共同編集ができるGoogleのツールですが、組織のメンバーのG Suiteのアカウントが削除されたらどんなことが起こると思いますか? アカウントを削除せずにGoogle ドライブ上にある全てのファイルを他のユーザーに譲渡したい場合は、この方法がおすすめです。, ちなみに、この方法とは別にユーザーを削除するときにGoogle ドライブで作成したデータを移行する方法もあります。 また、すべてのユーザーのカレンダーと予定の詳細に対しても完全なアクセス権があります。, ここでは、特権管理者がデータ移行サービスを利用して退職者のGmailをほかのユーザへ移行する方法について書いていきます。 共有ドライブ内に作ったファイルはすべて共有ドライブがオーナーとなります。 ステップ 2: メールアドレスを変更する. 共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームに属します。メンバーがいなくなってもファイルはそのまま残るため、チームで引き続きそのファイルを使用して作業することが可能です。, 1.Google ドライブを開いたら、左側にある[共有ドライブ]をクリックします。, 共有ドライブを作成したら、参加するメンバーを招待しましょう。 こちらの記事では、前半は退職するユーザーができる対策、後半は管理者ができる対策に分けてご紹介します。, 退職するユーザーがデータのオーナー権限を実施する場合は、下記の手順で行うことができます。 設定の対象となるのは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォルダなどのドライブに保存されているGoogleのコンテンツです。 くわしくはこちらをご参照ください。, カレンダーの予定を管理する手順を経ずにアカウントの削除や停止が行われると、孤立した Google カレンダーの予定が残ることがあります。 特権管理者ならアカウントが削除されてから20日後までならアカウントを復活させてデータを復元することが可能です。, 3.[ユーザー]のリストの上にある[フィルタを追加]をクリックし、[最近削除されたユーザー]を選択します。, 6.ユーザーを割り当てる組織部門を選択したら、[復元]をクリックします。 移行元のメールボックスにアクセスするには、メールボックスのアカウントでログインしてデータ移行サービス(DMS)を承認する必要があります。 このサイトでは、利用状況の把握や広告配信などのために、Cookieなどを使用してアクセスデータを取得・利用しています。, 「Google Team Drives」をセットアップ--グーグルのチーム向けサービスでファイル共有, グーグル「G Suite」が備えた「エンタープライズ級」の管理機能--機密データ保護を強化, グーグル「G Suite」の新機能--自然言語処理の活用や「Slack」との連携も, MS「Power Virtual Agents」--チャットボット作成を容易にするノーコードツール, 「Google スプレッドシート」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年下半期版(1), 「Google スプレッドシート」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年下半期版(2), 「Google Drive」の特定フォルダだけをローカルに--「Backup and Sync」を使った同期, 「Raspberry Pi 4」のライバル「VIM3L」--約60ドルで「Android 9 Pie」をサポート, ラズパイ4搭載PC「Raspberry Pi 400」--コンパクトなキーボード一体型, 慶大SFC、コンピューター教室をPCレスに--Dropboxで学生のBYODを支援, Emotetへの感染を導く攻撃メールが多数報告!侵入を前提に対応するEDRの導入が有力な解決策に, 偽装ウイルスを見抜けず水際対策の重要性を痛感!竹中工務店が実施した2万台のPCを守る方法とは. 移行元の G Suite アカウントの役割アカウント情報を入力します。これは、G Suite管理者のメールアドレスとパスワードです。 とても便利なGoogle ドライブですが、組織メンバーのアカウントがG Suiteから削除されたらどんなことが起こるか、しっかりと理解を深めておきましょう。, おそろしいことに、G Suiteのアカウントが無くなると、そのユーザーがマイドライブに作成して共有しているフォルダやファイルは削除されてしまうのです。 データ移行サービスから「メールの表示と管理」の権限を求められたら、[同意]をクリックします。 Andy Wolber  (Special to TechRepublic) 翻訳校正: 川村インターナショナル, 従業員が退職したら、システム管理者はその従業員が残したデータの処理をしなければならない。ここでは、元従業員の「G Suite」データを移行する手順や、退職者によるアカウントへのアクセスをブロックする方法などを紹介する。, 従業員が退職しても、管理者が必要な措置を講じるまで、その従業員の「G Suite」アカウントはアクティブなままだ。電子メールはこれまでどおり受信箱に届くし、モバイルデバイスも引き続き同期され、元従業員のすべての「Google Drive」ドキュメントで、これまでどおりその元従業員がファイルの「オーナー」として表示される。, G Suite管理者はアカウントの安全を確保し、元従業員のデータを保存するとともに、情報を他のアカウントに移す必要がある。ここでは、複数の組織で成果をあげている5段階のプロセスを紹介する。, Google Cloud が提案する、業務最適化とイノベーションの実現ヒントが盛り沢山!. その上で、データの損失といった深刻なトラブルが起こる前に、しっかりと対策をたてておきましょう!, 採用担当者必見!Googleしごと検索(Google for Jobs)を活用して採用活動に役立てよう!, もはやPowerPointの代用品ではない!Googleスライドを活用してプレゼンで差をつけよう, G Suite から Google Workspace へリニューアル! 何が変わる?, ビジネスに最適! G Suite ユーザーなら押さえておきたい Google Chat 入門, 【2018年版】今更聞けないGoogle ドライブの基本的な使い方から他サービスとの比較まで, Google サイトは本当に素人でも使いこなせる? 実際に社内ポータルを作ってみた, rakumo 株式会社 〒102-0083 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階, 【退職者向け】退職するユーザーがGoogle ドライブで作成したフォルダやドキュメントの権限を譲渡する方法, 【管理者向け】G Suite™のサービス管理者がGoogle ドライブで作成したフォルダやドキュメントの権限を譲渡する方法, 【サービス 管理者がGoogle ドライブ上にあるユーザーのすべてのファイルのオーナー権限を譲渡する】. 詳しくは次のユーザー管理者が退職者のカレンダーを移行する方法を参照してください。, この作業は、ユーザーの管理ができるユーザー管理者が行うことができます。 [接続プロトコル]リストから[自動選択(推奨)]を選択します。 従業員が退職したら、システム管理者はその従業員が残したデータの処理をしなければならない。ここでは、元従業員の「G Suite」データを移行する手順や、退職者によるアカウントへのアクセスをブロックする方法などを紹介する。 復元がされたらデータのバックアップや、権限の譲渡を速やかに行うようにしましょう。, 重要:Google Valutは、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite Enterprise、Drive Enterpriseの各エディションで利用が可能なサービスです。, Google Valutとは、会社にとって重要な情報を保持し、それを閲覧・検索可能な状態にするサービス。 No reproduction or republication without written permission. その下のチェックボックスをオンにすると、退職ユーザーが予定の管理者として予約されているカレンダー リソースもすべて解放するができます。 手軽にファイルを共有できて共同編集ができるGoogleのツールですが、組織のメンバーのG Suite™のアカウントが削除されたらどんなことが起こると思いますか?G Suite™のアカウント削除とともに、大事なファイルもなくなってしまった!ということがないよう、G Suite™の管理者や利用メン … G Suite管理者は、孤立したカレンダーの予定が発生しないようにするために、ユーザーを削除する際に以下の手順を踏むことをおすすめします。, 4.ユーザーの詳細ページに遷移したら、[その他]を選択し、次に[ユーザーを削除]をクリックします。, 5.この画面でカレンダーの予定のオーナー権限を譲渡します。[カレンダー]のチェックボックスをオンにしましょう。 ここにファイルを保存しておけば、チームのメンバーはいつでもどこでもファイルの保存や検索、ファイルへのアクセスを簡単に行えます。 退職に伴ってG Suiteのアカウントが削除されたらどんなことが起こるのか、まずは社内でリテラシーを周知することが重要です。 所属組織のデータのアーカイブや電子情報開示のニーズに対応できます。, 退職者のデータを引き続き Google Vaultで保持する場合、G Suite管理者はそのユーザーのアカウントを削除ではなく停止にする必要があります。 認証コードは、生成後10分間のみ有効です。また、一度使用した認証コードは無効になります。, 万が一、G Suiteのアカウントを削除した後にデータが消えてしまったことに気づいてしまった!というアクシデントがあってもご安心ください。 従業員約300名規模、都内に2拠点、地方に4拠点の会社(非IT業種)で上司と2名体制。, 4月に社内提案したグループウェアのG Suiteの移行が完了し、稼働も安定してきたが、約1ヵ月半の間に数名の退職者が出たことを受け、とても大事なことを決めていなかったことに気付かされるのであった。, G Suiteへの移行を行ってから1ヶ月強が経ち、問い合わせも減りだいぶ安定してきました。, 今日はその中でもとても大事な部分である、退職者が出た時の対応について紹介したいと思います。, さて、退職者が出たらG Suiteに限らず、退職者が退職後にそのアカウントにログインして社内リソースにアクセス出来ないようにするのは、アカウント管理の基本中の基本ですよね。, とはいえ、すぐにアカウントを削除してしまうと、残された人がその人に関するメール等の情報が確認出来なくなって困ってしまうなんてことも多々ありますよね。, 私がいる会社では、暫定的ではありますが、G Suiteに関しては以下のような対応を行っています。, まず、パスワードをリセットしておけば家に帰って他の端末でログインしたり出来なくなりますよね(もちろん端末やIP制限とかしていればその心配は薄れるんですが・・・)。, 私がいる会社は私物を使用しているため、必ず端末管理のアカウントワイプを行っています。, これまた会社端末でしかログイン出来ないようにしているところであれば、会社端末を回収すれば終わる話なんですがね・・・, 管理コンソールにログイン→「ユーザー」→退職したユーザーアカウントを選択→「パスワードを再設定」→「リセット」, ※この後のステップで退職者のアカウントでログインをするため、パスワードは自動的に生成せず自分で指定するとよいでしょう。次回ログイン時のパスワード変更の要求もしないようにしています。, G Suite管理コンソールから、「デバイス」→対象のデバイスを選択→「アカウントをワイプ」, ちなみに、後半で説明しますが、アカウント自体は一定期間残すため、その間はメール機能等を活かすためにライセンスはそのままにしておきます。, しかし、移管先のアカウントでの作業が必要になるため、希望があった場合は手順を作成して作業をしてもらうようにしています。, 退職者のアカウントでG Suiteへログインを行う(上記でリセットしたパスワードを使用する)。, Gmailを開き、「設定」→「POP/IMAP ダウンロード」→「すべてのメールでPOPを有効にする」→「変更を保存」, 同様に退職者のアカウントでログインを行い、アカウントを選択し、「Googleアカウント」→「セキュリティ」→「安全性の低いアプリのアクセス」の「アクセスを有効にする」, ユーザーにとってはあまり簡単な作業ではないため、しっかり手順化したうえで作業を行ってもらうようにしましょう。, 引越し先のアカウントでログインし、Gmailを開く(パスワードを事前に引越し先の方へ伝えておくこと)。, 2つ目はおそらくチェックしないと動かない、3つ目4つ目はどちらでも可であるが、チェック推奨。, 移管がうまくいくと、新たに退職者のメールアドレスのラベルが作成され(上記で3つ目のチェックボックスをチェックしていた場合)、そこに退職者の過去メールが入っています。, 基本的に、会社を辞める際はこれまで連絡を取り合っていた主要な取引先や顧客に対しては伝え、今後はここに連絡をしてください、という引き継ぎ業務を行うのが普通です。, とはいえ、引き継ぎが完全にいかなかったり、主要な取引先や顧客ではないという理由で引き継ぎを行っていなかったなんてことから、退職しているにもかかわらず、その人へメールが届いてしまうなんてこともあるものです。, それが貴重なビジネスチャンスになるようなメールだったら、対応が遅れたり取りこぼすなんていうことは避けたいという意見もあって当然です。, 管理コンソールにログイン→「アプリ」→「G Suite」→「Gmail」→「デフォルトの設定」→「設定を追加」, 「1.一致するエンベロープ受信者の設定」のプルダウンで、「1人の受信者」、「宛先」に退職者のメールアドレスを入力, 「2.エンベロープ受信者が上記と一致している場合」の「受信者を追加」にチェックし、「受信者のアドレス」に転送先のメールアドレスを入力, 「3.オプション」の「この操作は認識されないアドレスと認識されたアドレスに対して実行します」にチェック(これを選択していないと転送が正しく実行されないため注意), この転送設定は、退職時のみでなく長期休暇といったシーンでも使うことができるので、覚えておくといいでしょう。, 予め専用のチームドライブを作成しておき、その中で退職者ごとにフォルダ分けをし、その中に退職者のドライブの中身を突っ込んでおくという方法です。, 管理コンソールにログイン→「アプリ」→「G Suite」→「ドライブとドキュメントの設定」→「オーナー権限を譲渡」, 「新しいオーナー」:移管先アカウント(このケースではシステム管理者(本作業実施者)のアカウントを指定), うまくいくと、移管先のアカウントのマイドライブに、退職者メールアドレスがフォルダ名ができ、その中に退職者のドライブの中身が入っています。, もし上司や同僚のマイドライブに移してほしいという要望があった場合は、「新しいオーナー」で移管先をその人に設定してあげるだけで終わります。, 一定期間残すことが必要であるケースもあるため、今回のような投稿をしていますが、かといってアカウントをいつまでも残すことは管理上も煩雑になるし、ライセンスコストも無駄に発生してしまいます。, もちろんこれが正解ではありませんし、その会社によって最適な運用はあると思いますので、まだ退職者発生時の運用が固まっていない会社の方がこの投稿をもし見ていたら、参考程度に見ていただければと思います。.

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